ファイルの種類をタイプごとに紹介！おすすめの選び方も

ファイルには、フラット式・ポケット式・レバー式などさまざまな種類があります。例えばフラット式は、書類に2本の綴じ足を通してストッパーで留めるシンプルなファイルです。ファイルの種類によっては、保管できる書類の量や取り出しやすさなどが異なるため、用途を考えた上で選ぶのがよいでしょう。

当記事では、ファイルの種類をタイプ別に8つ紹介します。ファイルの種類や特徴、活用方法などを詳しく知りたい人は、ぜひ参考にしてください。

一口にファイルと言っても、さまざまな種類があります。ファイルの大きさや書類の綴じ方によって使いやすさが異なるため、それぞれの特徴を理解して用途ごとに選ぶとよいでしょう。

ここでは、8つの種類別にファイルの特徴や活用方法、メリットを解説します。

フラット式ファイルは、パンチなどで開けた書類の穴に2本の綴じ足を通し、ストッパーで留める形状のシンプルで使いやすいファイルです。定番の紙表紙以外にも、折れや濡れに強いプラスチック製のファイルもあります。大量の書類をまとめる用途には向かないものの、少量の書類をジャンルごとに分類して保管する場合には最適です。

【フラット式ファイルのメリット】

ポケット式ファイルは、書類を入れるクリアタイプのポケットと表紙が一体化している、固定式のファイルです。クリアファイル本体が直接表紙に溶着されているため、ポケットの数は変更できません。カタログやプレゼン資料の保管、滅多に出し入れしない書類・資料整理などに適しています。

【ポケット式ファイルのメリット】

レバー式ファイルは、ファイルの中央部分に取りつけられた留め具で書類を上下から挟み込み、押さえつけて綴じるタイプのファイルです。ワンタッチで簡単に開閉できて便利なものの、大量の書類を保管する用途には向きません。100枚～120枚程度綴じられるスタンダードタイプと、150枚程度まで綴じられるロングレバータイプの2種類があります。

【レバー式ファイルのメリット】

レール式ファイルは、ファイルの横についた棒状の綴じ具をスライドさせてファイルと書類を挟み、冊子状に製本した形で綴じるタイプのファイルです。ファイリングの目安はコピー用紙20枚程度、綴じたままでも簡単に閲覧でき、会議資料やプレゼン資料、個別の書類整理などに適しています。

【レール式ファイルのメリット】

リング式ファイルは、リング状の金具で書類を綴じるタイプのファイルです。2穴式が一般的ではあるものの、商品によっては3つ以上のリングで綴じるものもあります。また、O型リングとD型リングの2種類があり、用途に応じて選択が可能です。使用回数の多い資料や書類の整理、厚みのある書類の保管などに適しています。

【リング式ファイルのメリット】

パイプ式ファイルは、パイプ状の金具2本を書類の穴に通して綴じるタイプのファイルです。リング式ファイルのリング部分がパイプ状になることで、開閉がしやすい上に安定感に優れた作りとなっています。片側からのみ書類の増減ができる片開き式と、両側からできる両開き式の2種類があります。

【パイプ式ファイルのメリット】

個別フォルダー式は、二つ折りにした紙のファイルで書類を挟み、保管するスリムタイプのファイルです。プロジェクトや個人ごとなど、少量の書類整理や会議資料の準備などに適しています。また、引き出しなどにフォルダーを縦に並べて保管する「バーチカルファイリング」にも最適です。

【個別フォルダー式ファイルのメリット】

ボックスファイルは、書類を立てて収納できる箱型のファイルです。書類の量が多い場合や複数のファイルをまとめて収納する場合に向いており、長期間保管が必要な書類管理や、オフィスや自宅での書類整理に適しています。

【ボックスファイルのメリット】

ファイルにはさまざまな種類やサイズ・色・デザインがあるため、どれを選べばよいか迷うこともあるでしょう。ファイル選びに迷ったときは、収納のしやすさなどの利便性や機能性を優先して選ぶのも1つの方法です。

ここでは、利用しやすいファイルの選び方を3つ解説します。

ファイル選びでは、書類の取り出しやすさが重要であるため、すぐに探せる・取り出せるタイプのファイルを選ぶとよいでしょう。例えば、レール式やリング式、パイプ式ファイルは、必要なページを素早く探し出せます。個別フォルダー式は、必要な書類のみをピンポイントで取り出しやすい点が強みです。

ファイルの大きさも取り出しやすさに影響します。一般的に、ファイルは大きいほうが書類の取り出しがスムーズです。ただし、場所を取るため、収納スペースとの兼ね合いも考慮する必要があります。

書類の量に応じて適切なファイルを選ぶことで、効率的な書類整理が可能になります。少量の書類の場合、見開きで書類を確認でき、すぐに取り出せるフラットファイルやポケット式ファイルなどがおすすめです。中程度の書類量には、ページ数が多くてもスムーズに書類を綴じて整理できる、リング式ファイルやレバー式ファイルが適しています。

また、書類の量が多い場合は、ボックスファイルやパイプ式ファイルが最適です。パイプ式ファイルは大量の書類を1つのファイルで、ボックスファイルは複数のファイルをひとまとめに保管したい場合に向いています。

ファイル選びでは、処分方法や環境への配慮も重要なポイントです。例えば紙製のファイルは、使い終わった後にシュレッダーで破棄できるため、処分が容易です。また、紙製ファイルはリサイクルがしやすく、資源の無駄を抑えられる利点があります。脱プラスチックの時代を迎えている点でも、環境に配慮した紙製のファイルの選択が望ましいでしょう。

紙製ファイルは使い勝手やカラー展開、デザイン性も充実しています。紙以外でも、リサイクル素材や植物由来の素材を使用した、エコな製品を選ぶという選択肢もあります。

ファイルには、クリアタイプのポケットと表紙が一体化している「ポケット式」や、棒状の綴じ具をスライドさせて書類を綴じる「レール式」など、さまざまな種類があります。ファイル選びに迷ったときは、書類の取り出しやすさや書類の量を鑑みて決めるのがおすすめです。

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