プリントを上手に整理・管理するコツ5つ！ファイリングの種類も紹介

職場などで大量のプリントを上手に整理・管理するには、プリントを適切に処分・分類するほか、管理する場所を決めたり用途に合わせたファイルを選んだりする必要があります。プリントのファイリング方法にもいくつか種類があるため、特徴やメリットを把握した上でプリントの管理、ファイル選びに生かすとよいでしょう。

当記事では、プリントを上手に整理・管理するコツを5つに分けて紹介します。大量のプリント整理で、「どこから始めたらよいのか分からない」「効率よく整理したい」という人は必見です。

近年、デジタル化・ペーパーレス化を推進する企業が増えたものの、依然として紙の資料が手放せない職場も少なくありません。ビジネスシーンにおいて、プリント整理は切っても切れない作業の1つですが、気づいたらデスクがプリントで溢れかえっているという人もいるでしょう。

プリント整理が難しい理由は、プリントの種類が多く、日々増えていく点にありますが、厄介なプリントも上手に整理・管理するコツがあります。ここでは、プリント整理・管理のコツを解説します。

プリントが大量にある状態で整理・管理を始めてもあまり捗りません。そこで、整理・管理に適正な量までプリントを減らすために、先に不要なプリントを処分しましょう。

まずは溜まったプリントから、明らかに不要なものをシュレッダーにかけます。最新版に差し替えられたプリントなどは、明らかに不要なものとして処分できます。使うかどうか分からないプリントは、判断がつかない場合は一度期限を設けて保管しましょう。箱などに期限をメモしておき、期限を迎えても使わなかった場合は不要なプリントとして処分します。

プリントの全体量を減らしたら、次は手元に残ったプリントを分類します。適切に分類すると、大量の書類の中からでも必要な書類を取り出しやすくなり、仕事がスピーディに進められるのがメリットです。

ビジネスにおけるプリント類には、法律で保管期間が定められたものもあります。誤って保管期間内に破棄すると、罰則こそないものの、税の控除を受けられなくなるなどのデメリットが生じる恐れがあります。保管期間が定められたプリントは、総務・庶務・人事関連や経理・税務関連、会社法関連のプリントなどです。誤って破棄することがないように、保管期間が分かるように分類し、ファイリングしておきましょう。

プリント類を管理する場所を決めることで、目的のプリントを探しやすくなるだけでなく、元に戻しやすくなります。プリントを戻しやすい状態をつくっておくと、都度整理できるため、プリントが散らかりにくい環境をつくれるようになります。

管理する場所としては、本棚や書類用のキャビネットがおすすめです。また、プリントの劣化を防ぐためには、管理場所の環境にも配慮する必要があります。プリントは直射日光が当たらず、温度や湿度が変化しにくい場所に置いて管理しましょう。具体的には、プリントの保管には温度は20度程度、湿度は60%程度がよいとされています。

プリント類は寝かせて平積みにすると、下のほうにあるプリントが取り出しにくくなります。また、取り出す際にプリントの山が崩れて散らばる恐れもあるため、作業効率を上げるためにもプリント類は立てて管理することが大切です。

プリントを立てて管理する際はファイルを活用しましょう。ファイルでプリントを管理すると、背表紙部分を参考に出し入れすることになります。見える場所にラベリングしたり、シールを使って色分けしたり、一目でプリントの種類や名前が分かるように工夫すると、出し入れが効率的に行えるでしょう。

プリント管理に活用できるファイルには、さまざまな種類があります。プリントの整理・管理をより効率的かつ快適に行うには、プリントの分類方法や出し入れの頻度など、用途に合わせたファイルを使うのがポイントです。

たとえば、すぐに増えるプリントを管理したい場合は低価格で買い足しやすいクリアファイル、時系列に沿って大量に保管したい場合はチューブファイルが向いています。また、同じタイプのファイルでも商品ごとに機能や特徴が異なるため、プリントの性質とファイルの特徴を理解し、適切なファイルで管理しましょう。

ファイルの種類をタイプごとに紹介！おすすめの選び方も

抽象的なイメージだけに頼っていきなりファイルを購入しても、期待したほど快適にプリントの整理・管理が行えない可能性もあります。そこで、ファイルを購入する前に、ファイリングの種類を把握するのがおすすめです。

ここでは、3種類のファイリング方法を紹介します。特徴やメリットを把握し、効果的なファイリングに生かしましょう。

簿冊式ファイリングとは、プリントに穴を開けてファイルに綴じる方法です。一般的には、プリントを綴じたファイルを本棚やキャビネットに並べて管理します。簿冊式ファイリングには、穴開けバインダーやチューブファイルなど背表紙に厚みのあるファイルが用いられます。

プリント自体に穴を開けて綴じるため、1度綴じると簡単には順番を入れ替えられません。基本的には古いプリントから順番に綴じていくのが特徴です。そのため、発生した順で機械的に管理できる書類の保管に向いています。本のようにプリントを1枚ずつめくれるので、すべてのプリントを参照しやすい点がメリットです。また、ファイルの表紙で中のプリントが保護され、持ち運びやすくなっています。

バーチカルとは「垂直」を意味する言葉です。バーチカルファイリングでは、ファイルボックスにファイルを垂直に立てて管理します。クリアファイルや個別フォルダーを用いて書類を分類し、ファイルボックスにまとめるのが一般的な方法です。ファイルボックスに入れたままではプリントの内容が把握できないため、クリアファイルや個別フォルダーにインデックスをつけ、必要なプリントを探しやすくしましょう。

バーチカルファイリングのメリットは、プリントの出し入れがしやすい点です。プリントの追加・入れ替え・処分が行いやすいため、入れ替えや差し替えが多く、きめ細かな管理が必要な書類の保管に向いています。1枚あたりのコストが低く、大量に追加購入しやすいクリアファイルとは相性のよいファイリング方法です。

また、クリアファイルや個別フォルダーに入れるので、会社の備品の取扱説明書や保証書など、サイズの異なるプリントを管理しやすくなります。サイズの異なるプリントをまとめて綴じる機会が多ければ、ポケット付きや複数ポケットのクリアファイルを利用するのがよいでしょう。

レターケースは、引き出しやトレーにプリントを収納するアイテムです。引き出し・トレーの段数や深さは商品によって異なり、商品によって収納力に差があるのが特徴です。材質も幅広く、木製などのレターケースを選ぶと、オフィスにインテリア性をプラスできますが、ファイルボックスなどと比べると設置にスペースを取ります。

基本的には重ねる収納になるため、複数の中から目的のプリントを取り出すのには向いていません。一方で、投げ込み収納に向いており、書類を収納する習慣がつきやすくなるのがメリットです。

また、上から順番に取り出せる用紙類の収納に使うことで、プリントを探しにくいデメリットを打ち消せます。引き出しの高さによってはプリント以外の文房具なども収納できるので、用紙類と合わせて使う筆記具などを収納すると利便性が高まります。さらに、施錠可能なレターケースであれば重要書類を長期間保管する場合にもおすすめです。

プリントを上手に整理・管理するには、まずは不要なプリントを処分してから手元に残ったプリントを分類します。プリント類は、作業効率を上げるためにも平積みではなく、ファイルを活用して立てて管理することが大切です。プリントの分類方法・出し入れの頻度など、用途に合わせたファイル選びもポイントです。

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